個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

更新日期:2013/12/02
問題:
機構日常運作涉及收集當事人的身份證副本,身份證副本應保存多久?在處理身份證副本時,應注意哪些事項?

答覆:
現行法律並未對收集身份證副本的處理作出專門規範,本辦公室建議機構在非必要時,應減少向僱員或顧客索取身份證副本,機構對當事人的身份證副本應慎重處理,一旦資料不當外洩,機構要為此負責。收集機構應制定相關守則,明確規定在何種情況下收集身份證副本,應怎樣處理、處理的規則,以及誰有權處理等。另外,機構為員工或為顧客製作卡片(包括員工證、會員卡或貴賓卡等)時,應盡量避免將資料當事人的名稱及身份證號碼一起放置,可以選擇用員工編號或客戶編號代替身份證號碼。針對一些常見及特定的個人資料處理,本辦公室制定了七份豁免許可,豁免機構就相關自動化處理履行通知本辦公室的義務。有關的許可涉及處理目的、保存期、接收者類別等。機構可參考該等許可制定相關的處理個人資料的政策,包括處理身份證副本的政策。

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