個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

查詢個案摘要
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編號: 0370/C/2009

標題: 公務員在職證明書所載的資料

查詢內容:

    公務員甲表示,其任職的A公共部門向甲發出的《在職證明書》,載有甲的居民身份證號碼及職位資料。甲查詢,A公共部門的相關做法是否違反《個人資料保護法》?

回覆內容:

    由於查詢人未能就個案情況提供詳細具體資料,本辦公室僅就相關個人資料處理的一般情況,作出以下回覆:
  根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,上述有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  一般情況下,《在職證明書》是由僱主直接向僱員發出,不涉及資料的轉交。僱員如何使用該證明書,應由僱員自己作出決定及負責。倘公共部門是應資料當事人要求或根據法律規定向僱員發出《在職證明書》,則具備《個人資料保護法》第6條的正當性條件。
  一般而言,如僱主是按第7/2008號法律(《勞動關係法》)第13條的規定向僱員發出《在職證明書》,其處理應參考該法律的相關規定進行。考慮到《在職證明書》的性質和用途,一般情況下,在其上登載僱員的身份證明文件號碼及所任職務,有利於僱員有效地使用該《在職證明書》,也有利於僱主有效地履行該法定義務,符合《個人資料保護法》第5條第1款(一)項所指的“合法方式”及“善意原則”。
  在公共部門方面,現行法律沒有就公共部門向公務員發出的《在職證明書》及《個人資料紀錄》內應登載的個人資料種類作統一規範,故原則上各公共部門應按照部門政策,經考慮適用法律、申請者的要求、申請目的及行政成本等因素,決定《在職證明書》內登載的個人資料種類。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,5,6 條。

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