個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

查詢個案摘要
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編號: 0475/C/2012

標題: 登記來訪者資料

查詢內容:

    A機構對進入其辦公室的來訪者進行登記,包括姓名、身份證號碼及進出時間。但曾有來訪者向A機構反映,機構不能基於保安理由記錄來訪者的身份證號碼。
  A機構查詢,就登記來訪者資料的處理,機構可以記錄哪些個人資料,以及是否需要向個人資料保護辦公室作通知?另外,如來訪者拒絕提供個人資料,A機構可否拒絕來訪者進入其辦公室內?

回覆內容:

    由於查詢人未能就個案情況提供詳細具體資料,本辦公室僅就相關個人資料處理的一般情況,作出以下回覆:
  根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款的規定,本查詢中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  根據《個人資料保護法》第21條規定,負責實體只需就以自動化方法進行的個人資料處理履行通知義務。如A機構不會以自動化方法(例如︰將資料輸入電腦儲存)處理來訪者的個人資料,則無需就有關資料處理作通知申報。此外,通知申報應針對處理個人資料的目的。一般而言,攝錄監察為具監察性質的個人資料處理,與其他個人資料處理屬不同系統,應獨立申報。
  另外,根據《個人資料保護法》第5條第1款(三)項規定,收集個人資料的種類應與目的相符、適合及適當。因此,需視乎實際情況(例如︰機構的保安需要)而定,A機應因應實際需要,根據法律決定收集適度的個人資料。本辦公室曾發出對進出物業訪客資料的登記及處理的豁免許可,A機構可作參考。
  A機構是否拒絕來訪者進入屬A機構的管理事宜,應由A機構自行決定。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,5,21 條。

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