個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0105/2015/IP

標題: 管理公司收集過多個人資料

立案原因: 舉報

個案簡介:

    舉報人指A管理公司向B大廈業主重新派發大廈門禁卡時,除要求業主或獲授權人士出示身份證明文件、管理費單及提供電話號碼外,亦於簿冊上登記業主或獲授權人士的身份證編號,且登記時可於簿冊中看到其他業主的個人資料。舉報人認為無必要收集身份證編號,指A管理公司收集過多個人資料。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  A管理公司稱是受B大廈的管理委員會(下稱管委會)委託派發門禁卡,並按指示收集所需資料及制定內部工作指引,可見,B大廈管委會能對處理資料之目的及方式作決定,根據《個人資料保護法》第4條第1款(五)項規定,B大廈管委會為負責處理個人資料的實體,而A管理公司則為次合同人。
  對於個人資料的處理,負責處理個人資料的實體須符合《個人資料保護法》第6條規定的正當性條件。如業主或獲授權人士自願向管委會提供個人資料以領取門禁卡,則管委會是在當事人明確同意下處理資料。另一方面,管委會為確保門禁卡僅由業主或獲授權人士領取,是基於管理和保安的目的,此情況下,領取人的利益並不優於管委會的正當利益,故登記其個人資料亦符合《個人資料保護法》第6條(五)項規定的正當性條件。
  此外,管委會登記領取門禁卡人士的個人資料亦須遵守《個人資料保護法》第5條規定的處理原則。事實上,管委會為確保只有業主或獲授權人士領取門禁卡而收集領取人的身份資料,有關目的合法、特定及正當,且考慮到不排除會出現相同姓名的領取人,故為核實領取人身份而收集身份證編號的做法與識別領取人身份之目的相符,不足以證明有違反《個人資料保護法》第5條的規定。然而,為更好地保護個人資料,本辦公室已建議管委會審視登記身份證號碼的必要性,儘量收集對當事人影響較少的資料或採取其他替代措施。
  就舉報人指登記時可於簿冊中看到其他業主的個人資料,A管理公司稱派發門禁卡時會保密業主資料,且有關資料待領取門禁卡工作結束後將全面封存。雖然如此,本辦公室已向管委會重申《個人資料保護法》第15條有關處理個人資料的安全性,要求管委會確保A管理公司在遮蔽資料後才登記下一位領取人的資料,並制定監管次合同人處理個人資料的指引。同時,根據《個人資料保護法》第10條第2款規定,本辦公室已要求管委會在登記表上載明該條文第1款的資訊,以保障資料當事人的資訊權。

處理結果:

    本辦公室已將處理結果回覆舉報人、A管理公司及B大廈管委會,並向管委會作出提醒,個案已歸檔。

註:
參考《個人資料保護法》第3,4,5,6,10,15條。

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