個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0043/2012/IP

標題: 張貼包含員工個人資料的部門架構圖

立案原因: 舉報

個案簡介:

    公務員甲指,A局在當眼處的壁報版上張貼員工職級、職階及相片的部門架構圖,局內員工均可看見,如市民經該局人員帶領參觀亦可看見。
  甲認為,A局上述做法暴露個人私隱,要求本辦公室跟進。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  按A局的回覆,其附屬的B、C廳運作的業務涉及公眾海上交通安全,特別是人命拯救的公眾利益,故製作部門架構圖是為了方便識別眾多地點工作的員工及與之聯絡。
  據本辦公室人員實地調查所得,A局張貼架構圖的地點,均為內部區域,只允許員工出入。
  本辦公室認為,A局張貼架構圖的目的在於方便工作安排、聯絡當值人員及加深同事間的認識。A局為履行法定職責.具有《個人資料保護法》第6條(四)項規定的正當性條件。
  根據第4/2005號行政法規第4條規定,A局的職責為確保海事安全,監管及控制航海活動,統籌海上搜索及拯救行動等。而同一行政法規第11及13條分別規定,B廳負責航海支援;C廳負責保養電子與通信方面的基礎設施和設備。
  本辦公室認為,上述兩廳基於工作地點分散及人員眾多,其所肩負的職責涉及海上安全及海上救援等工作。A局為了有效地執行工作,張貼員工架構圖以便調配人員、安排工作、進行聯絡及增加員工間的認識,有關目的明確及正當。再者,對於A局架構圖載有員工的姓名、所屬部門、職級及相片的資料,在一般情況下,同事間均會知悉該等資料。而且,張貼架構圖的地點屬內部區域,有關個人資料的公開對象僅為員工。因此,有關處理並沒有違反《個人資料保護法》第5條第1款(三)項的規定。
  該員工資料架構圖只供內部人員查閱,暫未發現有違反《個人資料保護法》第15條關於安全措施的規定。
  綜上所述,A局的處理沒有違反《個人資料保護法》,但有可改善之處。

處理結果:

    本辦公室已致函通知A局上述分析及決定,並提醒A局可制定人事管理方面的《收集個人資料聲明》,以確保資料當事人的資訊權。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,5,6,15 條。

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