個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0032/2011/IP

標題: 公共部門讓管理公司處理社會房屋的租賃合同

立案原因: 投訴

個案簡介:

    市民甲表示,A局在B大廈張貼告示,要求所有住戶將其租賃合同副本交到管理處,以便該局製作大廈門禁卡。
  市民甲認為,租賃合同載有其姓名、身份證號碼、出生日期、婚姻狀況等個人資料,A局讓C管理公司處理其租賃合同,可能令其個人資料外洩,涉嫌違反《個人資料保護法》。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  按A局提供的資料,其同意C管理公司負責跟進B大廈門禁智能卡的發放程序。該公司有制定相關的申請、發卡流程及申請表,並註明若住戶遞交租賃合同副本,會即時拒絕接受並交還該住戶。
  根據第25/2009號行政法規第1條及第40條第1款規定,在社會房屋的管理上A局具有決定權。本辦公室認為, A局為負責處理B大廈住戶個人資料的實體。就B大廈門禁智能卡的發放事宜,C管理公司為外判公司,對有關個人資料的處理不具決定權,故C管理公司為A局的次合同人。
  根據第25/2009號行政法規第7條規定,社會房屋的申請人自行向A局提交其個人資料,屬《個人資料保護法》第6條規定的當事人“明確同意”的情況。及根據該行政法規第9條規定,在租賃合同中載有有關甲的資料是基於法律規定,屬《個人資料保護法》第6條(二)項的規定。
  無資料顯示C管理公司讓甲的個人資料外洩,故A局沒有違反《個人資料保護法》第15條資料處理的安全規定。
  A局表示,管理公司不會收集住戶的租賃合同副本,與甲所述的情況存在矛盾,而甲未能提供佐證資料。
  再者,管理公司為次合同人,受A局委託以A局的名義處理相關個人資料。根據第296/2009號行政長官批示核准的《社會房屋申請規章》第4條第1款規定的《社會房屋申請表》中列明,申請人填寫家團代表及家團成員的個人資料,與租賃合同中所載家團結構的資料相一致。由此可見,A局在與甲簽訂租賃合同前已取得了其家團的資料。可見,有關租賃合同副本中載有的資料,A局作爲合同一方已經擁有。本案中,即使如甲所述,A局的次合同人(管理公司)收集住戶的租賃合同副本, 也不屬額外收集個人資料,而屬於簡化行政程序的考慮。
  綜上所述,A局沒有違反《個人資料保護法》的規定。

處理結果:

    本辦公室已致函通知甲及A局上述分析及決定。個案已歸檔。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,6,15 條。

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