個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0019/2015/IP

標題: 保安員收集訪客的身份證號碼

立案原因: 投訴

個案簡介:

    投訴人指,過往到A大廈探訪親友只須告知保安員到訪的樓層即可進入,但某日投訴人再次到A大廈時被保安員要求登記姓名、身份證號碼等資料,投訴人認為有過多收集資料之嫌,另外,保安員未有告知登記資料的目的,以及在投訴人填寫登記簿冊時,保安員並無遮掩其他已登記人士的資料。對此,投訴人要求本辦公室跟進。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款的規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  據悉,A大廈為經濟房屋,暫未成立管理委員會。案發時A大廈由B公司提供物業管理服務。經查,B公司指由其決定採取A大廈的訪客登記措施,且按照第41/95/M號法令(《規範以房屋發展合同制度所建樓宇之管理》)及經八月三日第39/99/M號法令核准之《民法典》第1357條的規定,經濟房屋的管理委員會未成立時,管理公司以實際管理者的身份,承擔管理職能。基此,由於B公司對處理訪客個人資料之方式及目的具決定權及控制權,根據《個人資料保護法》第4條第1款(五)項的規定,B公司為負責處理個人資料的實體。
  B公司基於保安及物業管理的目的,要求訪客提供資料登記,該目的是合法及正當的,符合《個人資料保護法》第6條(五)項規定的正當性條件。此外,訪客為進入大廈,一般自願填寫相關資料,故B公司同時具備該法律第6條規定資料當事人明確同意之正當性條件。
  按本辦公室發出的第04/2008號許可《對進出物業訪客資料的登記及處理》及第0011/P/2014/GPDP號意見書,基於保安及物業管理目的,對進入物業之訪客可收集其姓名、身份證號碼等資料,並獲豁免履行自動化處理之通知義務。因此, B公司為保安需要收集該等資料未見有悖《個人資料保護法》第5條第1款(三)項關於適度原則的規定。雖然如此,本辦公室發現登記簿冊內要求填寫身份證號碼的欄目,有個別訪客填寫電話號碼。基此,本辦公室去函要求B公司應審視收集證件號碼的必要性,如非必要,盡可能不收集完整的證件號碼。
  另外,B公司已於大廈大門顯眼處張貼告示,並已制定《收集個人資料聲明》,符合《個人資料保護法》第10條關於資訊權的規定。而為遵守《個人資料保護法》第10條第2款的規定,本辦公室去函要求B公司應於登記簿冊內載明有關訪客資料處理的資訊。另外,亦要求B公司將《收集個人資料聲明》放置於A大廈備用,以便訪客行使《個人資料保護法》第11條查閱權時,保安員能提供相關資訊。
  另一方面,B公司表示,訪客在登記時,該公司會採取適當的遮蔽或阻擋措施保護簿冊上已登記者的資料,填妥的簿冊亦會妥當保存。因此,未見B公司違反《個人資料保護法》第15條關於處理的安全性的規定。
  綜上所述,沒有發現B公司有違反《個人資料保護法》之規定。

處理結果:

  本案已歸檔,並將處理結果回覆B公司及投訴人。

註:
參考《個人資料保護法》第3,4,5,6,10,11,15條。

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