個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0027/2011/IP

標題: 處理勞資糾紛時將投訴人的資料轉交其任職公司

立案原因: 投訴

個案簡介:

    2011年5月,市民甲親臨本辦公室投訴,指勞工事務局在處理勞資糾紛過程中將其個人資料告知其任職公司,當他向勞工局查詢時,職員解釋如沒要求保密,該局一般會將投訴人的個人資料告知任職公司。甲表示,早前於勞工局錄取筆錄時並沒獲告知上述處理情況,當局亦沒有事先取得其同意。甲認為作為調解勞資糾紛的部門,勞工局應知道公司有“秋後算帳”的可能,且該局只需告知公司有關投訴內容,沒必要提供其個人資料。
  甲認為勞工局上述行為涉嫌違反《個人資料保護法》,遂向本辦公室作出投訴。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  勞工局在覆函中表示,該局在處理勞資糾紛個案時,當要收集投訴人的個人資料,為遵守《個人資料保護法》的規定,該局會在投訴聲明及筆錄聲明中載明收集個人資料聲明“……本局亦可能將聲明人所提供的個人資料轉移至其他行政機關、司法機關等……”並要求甲簽署確認知悉有關內容,甲亦沒有表示將其投訴作保密處理或提出其他特殊要求。其後勞動監察員依法跟進該投訴,若不向甲任職公司提供甲的姓名,便無法跟進其個案。
  經分析,本辦公室認為,由於上述筆錄的聲明並沒有明確指明勞工局會將聲明人所提供的個人資料交予被投訴機關,故不可視為聲明人明確同意轉交其資料予被投訴機關,此情況下,勞工局不具備《個人資料保護法》第6條關於明確同意的正當性條件將資料轉予甲任職的公司。
  然而,負責處理個人資料的實體除取得資料當事人的明確同意外,如符合《個人資料保護法》第6條的其他情況,亦具有正當性處理個人資料。本案中,根據第24/2004號行政法規《勞工事務局的組織及運作》及第26/2008號行政法規《勞動監察工作的運作規則》規定,勞工局依法行使監察職能處理勞資糾紛及處理涉及輕微違反的調查程序,符合《個人資料保護法》第6條(四)項的正當性條件。
  根據第26/2008號行政法規第7條第1款規定,勞動監察人員在發現任何違法行為時,應製作筆錄。而同一條第4款規定,如涉及拖欠僱員款項的情況,製作筆錄時,應編製有關的計算表。本案中,甲要求勞工局跟進的事項屬於拖欠僱員款項的情況,事實上,如勞工局不向甲所屬公司提供其姓名,便無法計算欠款及跟進案件,甲在向該局作出關於拖欠僱員款項的投訴時,應預視到此情況。
  本案中,勞工局雖然在投訴聲明及筆錄聲明中載有收集個人資料聲明,但未有清晰表明會將甲的資料轉移至被投訴對象。由於勞資關係敏感,會直接影響投訴者與僱主關係,投訴者未必理解勞工局的相關程序,故資訊的提供是投訴者是否作出投訴的重要考慮因素。根據《個人資料保護法》第10條的規定,勞工局應讓資料當事人知悉資料的接收者或接收者的類別。
  綜上所述,沒有資料顯示勞工局的處理存在違反《個人資料保護法》,但就有關處理有可改善之處。

處理結果:

    鑑於本辦公室無需對本案再作跟進,故決定將之存檔及將處理結果通知甲,並去函勞工局提醒其對投訴筆錄聲明作出改善(如補充投訴人的資料會轉移至投訴對象,及因處理該投訴而需要接觸的人士或機構。在可行及不違反法律的情況下,當事人可要求勞工局不將其資料轉交僱主),以免發生不必要的誤會。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,6,10 條。

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