個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0031/2011/IP

標題: 考試委員會主席將教師的缺勤情況告訴他人

立案原因: 投訴

個案簡介:

    教師甲因享受年假而缺席A學院B學校C課程考試委員會會議,該委員會主席乙發出電郵要求甲解釋,還將電郵副本寄送予其他8位課程主任、課程協調員及行政人員。
  甲認為,乙未獲A學院正式授權下將其缺勤情況告訴無關人士,可能違反了《個人資料保護法》的職業保密義務,要求本辦公室作出跟進。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  A學院覆函表示,乙將甲在考試委員會的工作情況告知相關的課程主任,是主席與成員的溝通方法,校方没有具體指引。A學院為避免同類事件發生,已完善教員的年假申請程序。
  根據《A學院章程》第1條及第23條規定,A學院享有制訂規章、學術、教學、行政及財政等的自主權。
  乙為A學院B學校C課程主任,亦為該課程的考試委員會主席。本辦公室認為,乙基於工作考量及管理需要,才發電郵要求甲解釋缺席會議的原因,並將電郵一併寄送予其他相關人士。乙基於工作需要而作出的管理行為,不是個人行為。B學校屬A學院架構內的一個學術單位。乙以內部人員身份對甲個人資料的處理,應視為由A學院作出的處理,A學院為負責實體。
  甲在B學校任職副教授,據《A學院章程》第35條規定,A學院與其人員之間的工作關係,由書面合同訂定。因此,A學院處理教職員工(包括甲)的個人資料,具有《個人資料保護法》第6條(一)項規定的正當性條件。
  由於A學院具有教學及行政等方面的自主權,而教員的缺勤安排一般屬於人事管理。本辦公室認為,A學院有權按工作需要,訂定教員所屬的課程主任、課程協調員及負責行政人員有權知悉教員的缺勤情況,其目的正當且是基於行政需要,並没有違反《個人資料保護法》第5條規定的資料處理原則。決定有權限知悉教員缺勤情況的人士範圍屬A學院內部管理,本辦公室不具權限介入。
  從以上分析來看,不能認定乙違反《個人資料保護法》,且有關電郵僅在B學校內部傳送,目的是為了履行行政管理職責,促進教務安排,故不屬違反保密義務的情況。
  綜上所述,乙的行為沒有違反《個人資料保護法》。

處理結果:

    本辦公室已致函通知A學院及甲上述分析和意見。個案已歸檔。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,5,6 條。

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