個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0013/2013/IP

標題: 信封上刊載過多的個人資料

立案原因: 投訴

個案簡介:

    甲收到A公司出版的X雜誌,包裹雜誌的信封上卻印有B公司名稱。信封上除印有甲的姓名和工作部門的名稱和地址外,還有手機號碼、部門的電話號碼和電郵地址。經致電雜誌內的電話號碼查詢,由自稱B公司的職員接聽,但無法回應。
  甲認為上述兩間公司在信封上刊載過多的個人資料,以及懷疑取得其個人資料之合法性,要求本辦公室作出跟進。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案中有關資料的處理受該法律所規範。
  據A公司的覆函及其職員乙和丙表示,A公司是提供後勤服務的金融公司,為發佈金融資訊,創辦X雜誌,將設計、製作及郵寄等發行工作外判予C公司,兩間公司沒有簽訂任何合同或委託協議。
  C公司職員丁表示,C公司為一間出版及製作公司,受A公司委託,協助設計、製作及郵寄X雜誌。雜誌的收件人名單是A公司提供的。基於成本和服務因素的考量,C公司再委託內地D機構向收件人郵寄X雜誌,A公司知悉此安排且沒有反對。C公司是B公司的子公司,B公司沒有參與X雜誌相關的工作,C公司為節省資源才使用印有B公司的現有信封來郵寄雜誌。
  後來, C公司改稱甲的個人資料從日常交往及由互聯網等公開途徑取得,而A公司只負責審批收件人名單。C公司承認誤以為交給D機構的電子檔只有收件人的姓名和地址,但原來還有其他隱藏的收件人資料欄目。
  本辦公室認為,A公司為發佈和交流金融資訊之目的向收件人郵寄X雜誌。該公司身為出版機構,從法律和實務操作層面,都有權決定有關收件人個人資料的處理方法,包括在審批名單時決定向誰郵寄雜誌及郵寄方法等,故該公司是負責實體。A公司須承擔《個人資料保護法》賦予負責實體之義務和責任,而C公司受A公司委託,協助處理相關出版事務,根據《個人資料保護法》第15條第2款、第3款及第17條的規定,除非履行法定義務,C公司須按照A公司的指示對X雜誌收件人的個人資料進行處理,有關處理應視為由A公司作出。至於其他涉案機構,C公司再委託D機構負責X雜誌的郵寄事宜,D機構不是負責實體。至於B公司,因無資料顯示其處理X雜誌收件人的資料,故與此案無關。
  根據記錄,甲並非該出版社的會員,也沒有訂購X雜誌。按甲所述,甲既沒有同意A公司基於寄送X雜誌而處理其個人資料,也沒有與該公司簽訂任何合同,且A公司和C公司都未能提供相反證據。因此,A公司涉嫌在不符合《個人資料保護法》第6條規定的正當性條件下將甲資料用於郵寄X雜誌,按照同一法律第33條第2款規定,有關行為構成行政違法。
  此外,A公司沒有監察次合同人,致使C公司誤將過多的收件人資料交給D機構用作郵寄雜誌,增加在郵寄過程中資料外洩的風險,不符合《個人資料保護法》第15條規定對安全性和保密性方面的要求,雖不構成行政違法行為,但不妨礙有關義務的履行。
  A公司通過C公司將郵寄X雜誌工作交予外地D機構處理,並將收件人的個人資料轉移至澳門以外的地方,為此,須遵守《個人資料保護法》第19條及第20條的規定。唯A公司並沒有遵守該等規定,根據同一法律第33條第2款規定,有關行為構成行政違法。
  就甲個人資料的來源,C公司稱資料由互聯網等公開途徑取得,但本辦公室未能透過公開途徑找到與甲相關的個人資料。資料顯示E局系統內供下載的“Y名單”內有甲的資料,與甲收到X雜誌的信封上登載的收件人資料吻合。經向E局了解,E局將“Y名單”上載至系統,而C公司旗下的Z報是該系統的用戶,可登入及查閱有關名單。本辦公室認為,這仍不足以認定C公司將有關名單資料用於郵寄雜誌而違反《個人資料保護法》。
  基於上述,本辦公室對A公司作書面聽證,但A公司沒有任何回應。
  綜上所述,A公司違反《個人資料保護法》第6條、第19條及第20條的規定,構成兩項行政違法。

處理結果:

    考慮到A公司首次證實違反《個人資料保護法》的規定;其郵寄X雜誌的目的是發佈及交流金融資訊,繁榮金融業發展;及最終配合調查工作等因素,本辦公室根據《個人資料保護法》第33條第2款、第34條第2款規定,合共向A公司科處澳門幣16,000元罰款。同時,依據同一法律第43條(一)項規定一併科處如下附加處罰:A公司需立即銷毀及刪除所有不依《個人資料保護法》第6條規定所取得的個人資料。
  本辦公室已去函提醒C公司,其透過E局系統帳號取得的“Y名單”,只能用於與部門聯繫的目的。

註:
參考《個人資料保護法》第3,4,6,15,17,19,20,33,34,43條。

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