個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0002/2007/IP

標題: 將沒有信封裝載的申請表委託他人派發

立案原因: 投訴

個案簡介:

    市民甲是居住於B大廈的A公司客戶。A公司將載有客戶名稱、身份證明文件號碼及地址等資料的“更改資料表格”,在沒有裝入密封信封的情況下,交由B大廈管理公司分發給住戶;而B大廈管理公司亦沒有將上述表格存放信封內,便直接進行分發。
  甲認為,A公司的做法違反了《個人資料保護法》,向本辦公室作出投訴。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款的規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  A公司解釋,上述處理方法是為了減輕客戶的申請程序,免除客戶須親臨辦理手續,並強調與B大廈管理公司簽有《提供服務合約》,B大廈管理公司須嚴格遵守客戶資料保密義務。
  本辦公室認為,根據《個人資料保護法》第5條第1款(一)項的規定,個人資料應以合法的方式並在遵循善意的原則及一般原則下處理。善意原則是指收集個人資料的目的必須是合法的,所收集的資料以達到相關目的所必需為限,即在處理過程中遵從適度及最低介入的原則;對收集的個人資料進行處理,應遵循最大限度保護原則,確保資料的安全,如非必要,不讓第三者知悉。
  B大廈管理公司根據《提供服務合約》,以次合同人的身份處理A公司的客戶資料,A公司有義務約束次合同人以安全及保密的方法處理客戶資料。B大廈管理公司在A公司與客戶之間僅僅充當次合同人角色,其責任是將表格轉交住戶,以方便住戶(客戶)及A公司的運作。因此,B大廈管理公司不應,亦無需知悉其客戶的資料,A公司將客戶資料交由管理公司派發前,應加上信封。否則,與最低介入及為資料提供最大限度的保護原則相違背。再者,A公司作為資料收集實體,對收集的資料,亦有關注的義務,有責任提醒對方在處理資料時應注意的事項,例如,如何投遞,如何操作等,所以其行為亦違反《個人資料保護法》第15條第1款的規定。
  綜上所述,A公司及B大廈管理公司有關資料的處理不符合《個人資料保護法》第5條第1款(一)項及第15條第1款的規定,雖然尚不構成行政違法,但必須作出改善。

處理結果:

    本辦公室已經致函要求A公司及B大廈管理公司作出適當的改善。
  A公司及B大廈管理公司已根據本辦公室之通知,執行了改善措施,並向相關住戶(客戶)致歉。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,5,15 條。

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