個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0007/2010/IP

標題: A大學公告欄的繳費《通告》同時登載學生的姓名及學號

立案原因: 投訴

個案簡介:

    A大學在公告欄張貼了其B學院繳交學費的《通告》,當中載有學生的姓名及學號。學生甲認為,A大學已就繳費事宜向學生作出郵寄通知,其後在校園張貼的“通告”内容中,登載學生的學號應已足夠,無須同時登載學生的姓名及學號。
  甲認為A大學的做法過份披露學生的個人資料,違反了《個人資料保護法》,於是向本辦公室作出投訴。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案涉及個人資料,相關處理受《個人資料保護法》規範。
  A大學提供解釋,曾有學生因寄失或其他因素導致未能收到繳費通知而需繳納罰款,同時,考慮到B學院有部分學生是剛由校本部轉至,需由校本部電腦部門產生新的學號,B學院當時僅有這些學生的姓名資訊,為避免造成不必要的誤會及確保學生能清晰地得知通告的資訊,在《通告》中同時載有學號和姓名是必要的。
  本辦公室認為,A大學的學生需要繳交學費,學校才向其提供教學服務,故A大學與學生之間實際上存著一種合同關係,A大學是履行合同而處理甲的個人資料。另外,根據第20/2000號行政命令核准的《A大學章程》第29條規定:“在其財產及財政自主範圍內,大學的資源除法律容許的其他資源外,還包括學費、學員應繳費用……”, 由此可見,A大學基於繳交學費為目的處理甲的個人資料,是爲了實現A大學的正當利益,而甲的利益或權利、自由和保障並不優先。故此,A大學同時具有《個人資料保護法》第6條規定處理甲個人資料的兩種正當性。
  關於A大學處理甲資料適度性的問題,根據A大學B學院網上提供的《學生手冊》規定:“學生必須定期查閲校園公告欄所張貼的《通告》、大學網頁或由大學提供給學生之個人電子郵箱,以便取得最新之校園消息。”本辦公室認為,A大學通過《通告》的方式提醒學生繳費的目的是出於善意及爲了學生的利益,在《通告》内同時登載學生的姓名及學號亦屬合理,符合《個人資料保護法》第5條第1款(三)項的規定。
  按《個人資料保護法》第10條及第11條規定,甲享有“資訊權”和“查閲權”等權利。根據A大學提供的資料,該校並無針對學生的資料處理制定相關的《收集個人資料聲明》。根據甲提供的資料,曾就《通告》的有關事宜詢問校方,校方的解釋並無消除甲的誤會。故本辦公室認為校方應向學生提供資訊及清晰地回覆其查詢,在此方面確有可以改善的空間。
  綜上所述, A大學在校園公告欄同時登載學生姓名及學號,沒有違反《個人資料保護法》第5條及第6條的規定。但校方在確保當事人(甲)的“資訊權”和“查閲權”方面宜作改善。

處理結果:

    本辦公室決定將本案歸檔,並致函A大學,建議其遵守《個人資料保護法》有關“資訊權”及“查閲權” 的規定,制定相關的《收集個人資料聲明》,並在日後對學生的查詢作清楚的解釋。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,5,6,10,11 條。

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