個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0005/2008/IP

標題: 機構公開張貼學員個人資料

立案原因: 投訴

個案簡介:

    巿民甲是A部門與B機構合辦的某課程的學員。在該課程中,A部門負責招生工作,然後將學員的名單及電話號碼交予B機構。B機構在上課地點公告版張貼了學員的姓名、聯絡電話以及班別等資料。
  甲認為,A部門與B機構的做法違反了《個人資料保護法》,向本辦公室作出投訴。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款的規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  B機構解釋,在上課地點公告版張貼學員的姓名、聯絡電話以及班別等資料的做法,目的是方便導師於開課初期與學員聯絡,並透過口頭方式,通知學員查看公告版確認有關的編班事宜。
  本辦公室認為,A部門收集學生的個人資料,其後將學生的名單及電話號碼交予B機構處理,根據《個人資料保護法》第4條第1款(五)項規定,兩者都具有“負責處理個人資料的實體”身份。
  雖然B機構公開張貼學員個人資料的目的是基於方便導師聯絡學員,但即使不採取上述方法,亦可達到相同的目的。例如,可提供學員的聯絡電話予導師知悉,以及電話通知學員獲錄取消息時,告知學員有關導師的聯絡電話,以便學員有問題時可直接聯絡導師即可,無必要張貼學員的聯絡資料。而且,B機構已向學員口頭通知獲錄取的消息,為了令學員了解課程的資料,在上課時間表上只登載姓名和所屬班別已足夠,無必要在公開場合披露過多的個人資料,不符合個人資料保護法第5條第1款(三)項的規定。
  同時,本辦公室在調查中發現,A部門和B機構在滿足當事人的資訊權方面,也有可以改善的空間。
  綜上所述,B機構有關資料的處理不符合《個人資料保護法》第5條第1款(三)項的規定,雖然尚不構成行政違法,但必須作出改善。

處理結果:

    本辦公室已經致函要求B機構作出適當的改善,停止在公告版上同時張貼學員的姓名和聯絡電話資料,倘有必要在公告版告知學員有關編班及上課事宜,應只公佈學員的姓名(或以編號代替),不應同時披露學員的聯絡資料或其他個人資料。
為保障當事人的資訊權,辦公室並建議B機構與A部門根據《個人資料保護法》第10條規定,制定相關的《收集個人資料聲明》,並載於報名表或招生章程上,以確保當事人知悉聲明內容。
  B機構已根據本辦公室之通知,執行了上述改善措施。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,5,10 條。

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