個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0010/2010/IP

標題: 保安員登記訪客的身份證號碼和聯絡電話

立案原因: 投訴

個案簡介:

    市民甲是經常出入X辦公大樓的訪客,亦知悉進出大樓時保安員會要求登記其身份證號碼。某天,甲又到X辦公大樓辦事時,現場保安員除要求登記其身份證號碼外,還要求甲提供其聯絡電話號碼。對此,甲即場向保安員查詢,為何需提供其聯絡電話號碼作登記,但保安員只回覆是“執行上級的指示”,並指不提供以上資料就不會讓甲進入X辦公大樓內。最後,甲只好向保安員提供其聯絡電話號碼作登記。
  甲看見登記櫃檯上“來訪者請登記”的告示牌沒有要求訪客額外提供聯絡電話號碼,而且亦沒有向其提供收集個人資料的相關資訊 。甲認為保安員的做法不合理,違反了《個人資料保護法》,於是向本辦公室作出投訴。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,本案中有關資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  經本辦公室致函了解,負責管理大樓的A實體及B保安公司解釋,保安員僅要求提供身份證號碼作登記,目的主要是為着保障該大樓內使用者人身和財產安全。同時,在登記櫃檯上的告示牌上,亦只要求訪客提供身份證號碼,而收集聯絡電話號碼屬非強制性。
  本辦公室認為,鑑於負責管理大樓的A實體及B保安公司分別是負責處理個人資料的實體及次合同人,處理訪客個人資料之目的是保障大樓內各辦公地方及客戶的財產、工作人員及其他訪客的安全,以及為若有疫情爆發時能作出有效追蹤與控制,而訪客亦得自由選擇是否提供個人資料,可見是在當事人的同意下才收集有關個人資料,故符合《個人資料保護法》第6條的規定,負責管理大樓的A實體及B保安公司均具有正當性處理訪客個人資料。
  針對甲指保安員同時收集其身份證及電話號碼之事宜,由於負責管理大樓的A實體及B保安公司並沒有強制要求訪客提供電話號碼等其他個人資料。在本案中,只是保安員對訪客登記的具體實務欠缺統一的操作方法,從而令甲對有關措施產生不滿。
  同時, A實體及B保安公司對訪客資料進行處理,亦須要遵循《個人資料保護法》的相關規定,當中包括資料當事人資訊權的行使,以及安全性和保密性等。
  綜上考慮,本辦公室認為是次僅涉及個別事件,且有關事宜屬管理公司內部管理及紀律問題,但A實體在確保資料當事人資訊權方面有改善的空間。

處理結果:

    本辦公室致函提醒A實體,儘管是次只屬內部管理及紀律問題,但仍須切實制定及執行相關處理訪客資料的政策及措施。另外,建議A實體在登記櫃檯備有相關《收集個人資料聲明》,以便訪客行使資訊權時,保安員能適時向其提供。
  A實體回覆表示已作出相應的改善。

註:
參考《個人資料保護法》第 3,4,6 條。

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