個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0031/2016/IP

標題: 大廈實行訪客登記措施

立案原因: 投訴

個案簡介:

    投訴人反映某大廈的管理員登記訪客的姓名、電話號碼和身份證編號,但登記表攤開放在桌上,可被他人看到當中已填上的訪客個人資料,希望本辦公室跟進。

分析:

    經查,A公司負責有關大廈的物業管理工作。A公司表示實行訪客登記措施已得到大廈管理委員會的同意,管理員使用登記表記錄訪客的姓名、所持證件類別和號碼、來訪事由、進出的日期和時間。根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款的規定,有關訪客個人資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  A公司有責任做好大廈管理工作,基於保安目的而登記訪客的個人資料,以保障住戶的人身和財產安全,所保障的屬正當利益,在此情況下,訪客之權益、自由和保障並不優先,因此有關措施符合《個人資料保護法》第6條(五)項規定的正當性條件。
  A公司在大廈範圍內實行訪客登記措施之目的合法、特定及正當,登記的資料種類亦與識別訪客身份之目的相符,不過,據資料顯示,如果訪客拒絕登記,管理員詢問後亦有機會放行,而且登記表上有些欄目不填也可,有見及此,本辦公室已去函A公司,指其必須根據《個人資料保護法》第5條第1款(三)項規定的適合及適當原則,確保將個人資料的收集和處理減至最低程度,取消登記表上不必要的資料欄目,另一方面,登記表內也要註明相關資料是屬任意性抑或強制性填寫。
  至於投訴人指訪客登記表並沒有任何遮蓋一事,A公司沒有採取足夠的安全措施,本辦公室已著令其根據《個人資料保護法》第15條的規定作出改善,責成管理員在訪客登記時遮蔽他人已填寫的資料,並將登記表收好,以確保資料的安全性和機密性。

處理結果:

    本辦公室已要求A公司採取改善措施,並將處理結果回覆投訴人,個案歸檔。

註:
參考《個人資料保護法》第3,4,5,6,15條。

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