個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0173/2016/IP

標題: 物業管理公司登記會所使用者的個人資料

立案原因: 投訴

個案簡介:

    有大廈住戶投訴A物業管理公司沒有採取措施遮蔽會所使用者登記表,讓人可看到他人已填寫的個人資料,要求本辦公室跟進。

分析:

    A物業管理公司所使用的會所使用者登記表,會收集的資料種類包括姓名、使用者居住單位、聯絡電話、人數、儲物櫃號碼、進入和離開時間、使用的設施,根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款規定,上述個人資料的處理受《個人資料保護法》規範。
  A物業管理公司基於統計會所設施使用量,以及於發生緊急事情或設備被人為損毀時可聯絡有關人士而對會所使用者進行登記,以確保會所的有效管理,是為實現會所管理者及其他使用者的權益,故有關登記措施符合《個人資料保護法》第6條(五)項的規定。此外,如使用者進入會所時自願登記個人資料,則A物業管理公司亦具有同一法律第6條規定的“資料當事人明確同意”的正當性條件。
  A物業管理公司基於上述目的而登記會所使用者的個人資料,有關目的合法、特定及正當,而收集的資料種類未見超出目的所需,故沒有違反《個人資料保護法》第5條第1款(二)項和(三)項的規定。
  至於被指登記表上的個人資料沒有任何遮蓋一事,A物業管理公司稱會所人員會以紙張遮蓋登記表上已有的個人資料後才交給下一位使用者填寫。本辦公室未發現有個人資料因此而外洩,但已向A物業管理公司重申須確保處理個人資料的安全性,要求人員切實執行安全措施。
  此外,雖然會所登記處已豎立使用會所之一般守則,本辦公室根據《個人資料保護法》第10條第2款的規定,要求A物業管理公司在登記表上亦須載明該條文第1款的資訊,例如機構的身份、處理的目的,以保障資料當事人的資訊權。

處理結果:

    本辦公室已將處理結果通知投訴人和A物業管理公司,個案歸檔。

註:
參考《個人資料保護法》第3,4,5,6,10條。

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