個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

調查個案摘要
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編號: 0085/2015/IP

標題: 簽到程序未有適當安全措施

立案原因: 投訴

個案簡介:

    受聘於A中介公司的投訴人,被安排到B場所工作,其在B場所上班借用制服時發現當日所有外判人員的名單放置在制服房的櫃檯上,名單載有外判人員的姓名、身份證號碼及手提電話號碼,外判人員上下班時均要在名單上簽名,但沒有任何措施遮蔽名單上的個人資料。

分析:

    根據《個人資料保護法》第4條第1款(一)項及第3條第1款的規定,自然人的姓名、身份證號碼及手提電話號碼等為可確定身份的資訊,屬於個人資料,B場所對外判人員個人資料的處理須受該法律規範。
  B場所回覆本辦公室時指,為了保障其商業場所的合法利益及安全,必須核實及記錄進出人士的身份,所以會預先向A中介公司取得外判人員的個人資料以便他們報到時核對身份,在此基礎上,B場所的制服房還會利用外判人員名單來確認領取制服的人員身份以保障機構的財產利益,並藉此程序記錄外判人員的上下班時間,以便與A中介公司計算人員薪酬之用。
  B場所基於保障財產及安全、計算人員薪酬的目的而處理外判人員的個人資料,是為實現其正當利益所需,符合《個人資料保護法》第6條(五)項規定的正當性條件。
  本案投訴的原因是投訴人認為B場所在處理過程中對外判人員資料的保護程度不足。投訴人指在借還制服時需要在名單上簽到及簽走,但放置在制服房櫃檯上的名單沒有任何遮蔽,外判人員在簽名時可看到他人的資料。對此,B場所強調名單是在部門專責人看管下交外判人員簽名,並非隨便擺放在櫃檯上任人查閱,但並無進一步提及有否遮蔽他人資料後才讓外判人員簽名。
  要指出的是,即使名單沒有隨意擺放櫃檯上而是逐一交給外判人員簽名,但只要沒有作出遮蔽,則每位外判人員簽名時都會看到他人的資料,從而令到個人資料可被無關人士查閱,因此,B場所有可能不符《個人資料保護法》第15條對安全措施的要求。然而,B場所在收到本辦公室公函後,已經主動採取了改善措施,已刪去名單上身份證號碼及手提電話號碼的欄目,並會遮蔽他人已填寫的資料。

處理結果:

    鑑於B場所已經對外判人員名單安全性不足的問題作出改善,本辦公室在提醒B場所在處理個人資料時必須遵守《個人資料保護法》第15條的規定,並需責成專責人員嚴格執行保護措施後,將個案歸檔。

註:
參考《個人資料保護法》第3、4、6、15條。

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