個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

调查个案摘要
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编号: 0105/2015/IP

标题: 管理公司收集过多个人资料

立案原因: 举报

个案简介:

    举报人指A管理公司向B大厦业主重新派发大厦门禁卡时,除要求业主或获授权人士出示身份证明文件、管理费单及提供电话号码外,亦于簿册上登记业主或获授权人士的身份证编号,且登记时可于簿册中看到其他业主的个人资料。举报人认为无必要收集身份证编号,指A管理公司收集过多个人资料。

分析:

    根据《个人资料保护法》第4条第1款(一)项及第3条第1款规定,本案中有关资料的处理受《个人资料保护法》规范。
  A管理公司称是受B大厦的管理委员会(下称管委会)委托派发门禁卡,并按指示收集所需资料及制定内部工作指引,可见,B大厦管委会能对处理资料之目的及方式作决定,根据《个人资料保护法》第4条第1款(五)项规定,B大厦管委会为负责处理个人资料的实体,而A管理公司则为次合同人。
  对于个人资料的处理,负责处理个人资料的实体须符合《个人资料保护法》第6条规定的正当性条件。如业主或获授权人士自愿向管委会提供个人资料以领取门禁卡,则管委会是在当事人明确同意下处理资料。另一方面,管委会为确保门禁卡仅由业主或获授权人士领取,是基于管理和保安的目的,此情况下,领取人的利益并不优于管委会的正当利益,故登记其个人资料亦符合《个人资料保护法》第6条(五)项规定的正当性条件。
  此外,管委会登记领取门禁卡人士的个人资料亦须遵守《个人资料保护法》第5条规定的处理原则。事实上,管委会为确保只有业主或获授权人士领取门禁卡而收集领取人的身份资料,有关目的合法、特定及正当,且考虑到不排除会出现相同姓名的领取人,故为核实领取人身份而收集身份证编号的做法与识别领取人身份之目的相符,不足以证明有违反《个人资料保护法》第5条的规定。然而,为更好地保护个人资料,本办公室已建议管委会审视登记身份证号码的必要性,尽量收集对当事人影响较少的资料或采取其他替代措施。
  就举报人指登记时可于簿册中看到其他业主的个人资料,A管理公司称派发门禁卡时会保密业主资料,且有关资料待领取门禁卡工作结束后将全面封存。虽然如此,本办公室已向管委会重申《个人资料保护法》第15条有关处理个人资料的安全性,要求管委会确保A管理公司在遮蔽资料后才登记下一位领取人的资料,并制定监管次合同人处理个人资料的指引。同时,根据《个人资料保护法》第10条第2款规定,本办公室已要求管委会在登记表上载明该条文第1款的资讯,以保障资料当事人的资讯权。

处理结果:

    本办公室已将处理结果回复举报人、A管理公司及B大厦管委会,并向管委会作出提醒,个案已归档。

注:
参考《个人资料保护法》第3,4,5,6,10,15条。

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