個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

调查个案摘要
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编号: 0019/2015/IP

标题: 保安员收集访客的身份证号码

立案原因: 投诉

个案简介:

    投诉人指,过往到A大厦探访亲友只须告知保安员到访的楼层即可进入,但某日投诉人再次到A大厦时被保安员要求登记姓名、身份证号码等资料,投诉人认为有过多收集资料之嫌,另外,保安员未有告知登记资料的目的,以及在投诉人填写登记簿册时,保安员并无遮掩其他已登记人士的资料。对此,投诉人要求本办公室跟进。

分析:

    根据《个人资料保护法》第4条第1款(一)项及第3条第1款的规定,本案中有关资料的处理受《个人资料保护法》规范。
  据悉,A大厦为经济房屋,暂未成立管理委员会。案发时A大厦由B公司提供物业管理服务。经查,B公司指由其决定采取A大厦的访客登记措施,且按照第41/95/M号法令(《规范以房屋发展合同制度所建楼宇之管理》)及经八月三日第39/99/M号法令核准之《民法典》第1357条的规定,经济房屋的管理委员会未成立时,管理公司以实际管理者的身份,承担管理职能。基此,由于B公司对处理访客个人资料之方式及目的具决定权及控制权,根据《个人资料保护法》第4条第1款(五)项的规定,B公司为负责处理个人资料的实体。
  B公司基于保安及物业管理的目的,要求访客提供资料登记,该目的是合法及正当的,符合《个人资料保护法》第6条(五)项规定的正当性条件。此外,访客为进入大厦,一般自愿填写相关资料,故B公司同时具备该法律第6条规定资料当事人明确同意之正当性条件。
  按本办公室发出的第04/2008号许可《对进出物业访客资料的登记及处理》及第0011/P/2014/GPDP号意见书,基于保安及物业管理目的,对进入物业之访客可收集其姓名、身份证号码等资料,并获豁免履行自动化处理之通知义务。因此, B公司为保安需要收集该等资料未见有悖《个人资料保护法》第5条第1款(三)项关于适度原则的规定。虽然如此,本办公室发现登记簿册内要求填写身份证号码的栏目,有个别访客填写电话号码。基此,本办公室去函要求B公司应审视收集证件号码的必要性,如非必要,尽可能不收集完整的证件号码。
  另外,B公司已于大厦大门显眼处张贴告示,并已制定《收集个人资料声明》,符合《个人资料保护法》第10条关于资讯权的规定。而为遵守《个人资料保护法》第10条第2款的规定,本办公室去函要求B公司应于登记簿册内载明有关访客资料处理的资讯。另外,亦要求B公司将《收集个人资料声明》放置于A大厦备用,以便访客行使《个人资料保护法》第11条查阅权时,保安员能提供相关资讯。
  另一方面,B公司表示,访客在登记时,该公司会采取适当的遮蔽或阻挡措施保护簿册上已登记者的资料,填妥的簿册亦会妥当保存。因此,未见B公司违反《个人资料保护法》第15条关于处理的安全性的规定。
  综上所述,没有发现B公司有违反《个人资料保护法》之规定。

处理结果:

  本案已归档,并将处理结果回复B公司及投诉人。

注:
参考《个人资料保护法》第3,4,5,6,10,11,15条。

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