個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

调查个案摘要
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编号: 0173/2016/IP

标题: 物业管理公司登记会所使用者的个人资料

立案原因: 投诉

个案简介:

    有大厦住户投诉A物业管理公司没有采取措施遮蔽会所使用者登记表,让人可看到他人已填写的个人资料,要求本办公室跟进。

分析:

    A物业管理公司所使用的会所使用者登记表,会收集的资料种类包括姓名、使用者居住单位、联络电话、人数、储物柜号码、进入和离开时间、使用的设施,根据《个人资料保护法》第4条第1款(一)项及第3条第1款规定,上述个人资料的处理受《个人资料保护法》规范。
  A物业管理公司基于统计会所设施使用量,以及于发生紧急事情或设备被人为损毁时可联络有关人士而对会所使用者进行登记,以确保会所的有效管理,是为实现会所管理者及其他使用者的权益,故有关登记措施符合《个人资料保护法》第6条(五)项的规定。此外,如使用者进入会所时自愿登记个人资料,则A物业管理公司亦具有同一法律第6条规定的“资料当事人明确同意”的正当性条件。
  A物业管理公司基于上述目的而登记会所使用者的个人资料,有关目的合法、特定及正当,而收集的资料种类未见超出目的所需,故没有违反《个人资料保护法》第5条第1款(二)项和(三)项的规定。
  至于被指登记表上的个人资料没有任何遮盖一事,A物业管理公司称会所人员会以纸张遮盖登记表上已有的个人资料后才交给下一位使用者填写。本办公室未发现有个人资料因此而外泄,但已向A物业管理公司重申须确保处理个人资料的安全性,要求人员切实执行安全措施。
  此外,虽然会所登记处已竖立使用会所之一般守则,本办公室根据《个人资料保护法》第10条第2款的规定,要求A物业管理公司在登记表上亦须载明该条文第1款的资讯,例如机构的身份、处理的目的,以保障资料当事人的资讯权。

处理结果:

    本办公室已将处理结果通知投诉人和A物业管理公司,个案归档。

注:
参考《个人资料保护法》第3,4,5,6,10条。

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