個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

调查个案摘要
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编号: 0085/2015/IP

标题: 签到程序未有适当安全措施

立案原因: 投诉

个案简介:

    受聘于A中介公司的投诉人,被安排到B场所工作,其在B场所上班借用制服时发现当日所有外判人员的名单放置在制服房的柜台上,名单载有外判人员的姓名、身份证号码及手提电话号码,外判人员上下班时均要在名单上签名,但没有任何措施遮蔽名单上的个人资料。

分析:

    根据《个人资料保护法》第4条第1款(一)项及第3条第1款的规定,自然人的姓名、身份证号码及手提电话号码等为可确定身份的资讯,属于个人资料,B场所对外判人员个人资料的处理须受该法律规范。
  B场所回复本办公室时指,为了保障其商业场所的合法利益及安全,必须核实及记录进出人士的身份,所以会预先向A中介公司取得外判人员的个人资料以便他们报到时核对身份,在此基础上,B场所的制服房还会利用外判人员名单来确认领取制服的人员身份以保障机构的财产利益,并藉此程序记录外判人员的上下班时间,以便与A中介公司计算人员薪酬之用。
  B场所基于保障财产及安全、计算人员薪酬的目的而处理外判人员的个人资料,是为实现其正当利益所需,符合《个人资料保护法》第6条(五)项规定的正当性条件。
  本案投诉的原因是投诉人认为B场所在处理过程中对外判人员资料的保护程度不足。投诉人指在借还制服时需要在名单上签到及签走,但放置在制服房柜台上的名单没有任何遮蔽,外判人员在签名时可看到他人的资料。对此,B场所强调名单是在部门专责人看管下交外判人员签名,并非随便摆放在柜台上任人查阅,但并无进一步提及有否遮蔽他人资料后才让外判人员签名。
  要指出的是,即使名单没有随意摆放柜台上而是逐一交给外判人员签名,但只要没有作出遮蔽,则每位外判人员签名时都会看到他人的资料,从而令到个人资料可被无关人士查阅,因此,B场所有可能不符《个人资料保护法》第15条对安全措施的要求。然而,B场所在收到本办公室公函后,已经主动采取了改善措施,已删去名单上身份证号码及手提电话号码的栏目,并会遮蔽他人已填写的资料。

处理结果:

    鉴于B场所已经对外判人员名单安全性不足的问题作出改善,本办公室在提醒B场所在处理个人资料时必须遵守《个人资料保护法》第15条的规定,并需责成专责人员严格执行保护措施后,将个案归档。

注:
参考《个人资料保护法》第3、4、6、15条。

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