收集個人資料聲明(樣本)

個人資料保護辦公室聲明

樣本僅作參考之用。各機構應根據本身對個人資料的具體處理情況制定其《收集個人資料聲明》。
 
XXX公司收集個人資料聲明
(樣本)

  客戶向XXX公司提供的個人資料只會用作履行XXX公司和客戶之間的合約,並可能會根據法律規定交給政府部門及司法當局。根據法律規定,客戶可向本公司要求查閱及更正其個人資料。

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(招聘廣告的收集個人資料聲明樣本)

XXX機構招聘職員
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
所收集的個人資料只作本機構招聘用途

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xxx 機構收集個人資料聲明 (招聘)
(樣本)
1.  收集資料的目的
  本機構透過本申請表所收集的個人資料,用作評估應徵者是否適合擔任所申請的職位,以及在應徵者獲聘用時,用作計算初步的薪酬、花紅及福利。

2.  需提供的資料
  申請表中有 * 號的項目是挑選合適應徵者所考慮的重要資料。應徵者如不提供有關資料,可影響申請的處理效率及結果。

3.  資料的保存期限
  機構會保留暫未合適者的個人資料兩年以作日後招聘之用。

4.  資料的轉交
  如機構的附屬或聯營機構在此期間出現職位空缺,機構或會將應徵者的申請轉交。

5.  應徵者權利
  應徵者依法享有查閱權及更正權,在行使查閱權時需以書面方式向本機構負責人提出,並需繳付合理的費用。

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xxx機構收集個人資料聲明
工作人員的報酬、給付、福利及行政管理資料的處理
(樣本)

  本聲明為xxx(下稱機構)就機構對工作人員相關個人資料的處理聲明。

一、處理的目的
  機構會因下列目的收集及處理工作人員的個人資料:

  1. 行政管理
  2. 各種報酬、給付、補助及津貼的計算及支付;
  3. 根據法律規定,對薪酬的強制性或非強制性扣除的計算及就源扣繳;
  4. 執行司法決定或判決,及處理工作人員提出的申請;
  5. 其他與報酬、給付、補助或津貼相關事項的處理;
  6. XXXXX1

二、收集的個人資料種類2
  為以上目的,機構會收集和處理以下種類的個人資料及其相關文件之正副本:

  1. 身份認別資料:XXXXX;
  2. 家庭情況:XXXXX;
  3. 職業活動資料:XXXXX;
  4. 與報酬相關的資料:XXXXX;
  5. 其他資料:XXXXX。

三、資料的保存期限

  1. 為工作人員的行政管理的目的,資料的保存期間為工作關係結束後一年;
  2. 為工作人員的報酬、給付及福利的目的,資料的最長保存期間為工作關係結束後十年;
  3. 如因司法訴訟的需要,相關資料保存期間可延長至轉交司法機構或轉為確定性判決後六個月;
  4. 為退休金、公積金或在工作關係終止後向僱員支付補充給付之目的,作為確認工作人員的身份、工作時間及薪酬變動所必須的資料,將保存至相關目的不再存在後XX年。3

四、資料的接收者
  資料的接收者包括:

  1. 根據法律規定或應資料當事人要求須通告的實體;
  2. 機構支付工作人員薪酬帳戶的金融機構;
  3. 管理退休金或公積金的實體;
  4. 提供工作意外或人身意外保險的相關保險公司。

五、工作人員的權利
  工作人員依法享有資訊權、查閱權及反對權,在行使查閱權時需以書面方式向機構負責人提出,並需繳付合理的費用。

註:
  1. 如有其他目的,以及該等目的和聲明的標題內容一致,可加上。
  2. 機構可根據本身的實際情況在各類個人資料中寫上相關的項目描述。
  3. 機構可根據本身的實際情況寫上保存期,本辦公室建議可以為5-10年。

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xxx機構收集個人資料聲明(掌形考勤系統)
(樣本)

  本聲明為xxx機構(下稱機構)就機構內掌形考勤系統的個人資料處理政策聲明。

一、使用掌形考勤系統的目的
  機構基於考勤的需要,在機構內安裝及使用掌形考勤系統設備,目的是進行考勤管理。

二、記錄及處理的個人資料
  使用掌形考勤系統時,機構需以該系統事先收集員工的指紋資料,以及記錄其姓名、員工編號及職級。員工使用該系統時,系統會記錄對應的進出日期、時間。

三、個人資料的使用
  只有機構負責人及其授權的職員才可以查看及處理相關資料。
  有關考勤記錄會交處理行政及財政的職員用作行政、薪酬、福利的管理。
  在進行違反紀律調查時,有關資料可能會轉交負責紀律調查的人員。
  在進行違法犯罪調查,以及必須遵守法律規定的情況下,有關資料可能會轉交司法機關、刑事警察機關或其他有權限機關。

四、資料的保存期限
  掌形資料在有關僱員離職時永久刪除。
  其他資料(包括僱員的姓名、員工編號、職級以及考勤日期和時間)自僱員離職後保存十年。
  在進行違法犯罪調查,以及必須遵守法律規定的情況下,有關資料可能會保存至轉交第三點所指機關後或有確定判決後的一個月,或應該等機關的要求保存更長的時間。

五、員工權利
  員工依法享有資訊權、查閱權及反對權,在行使查閱權時需以書面方式向機構負責人提出。


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xxx 機構收集個人資料聲明 (舉辦活動)
(樣本)

  xxx(下稱本機構)為一非牟利法人。本聲明為本機構因舉辦活動的目的對相關人士之個人資料的處理聲明。

一、處理目的:
  舉辦活動;作活動紀錄及歷史紀錄。

二、資料當事人類別:
  本機構舉辦(包括主辦、合辦及協辦等)的活動的參與者及相關人士。

三、資料種類:

  因舉辦活動的需要,本機構可能會收集及處理以下的個人資料。當中,有些資料可能是活動中必須收集的,有些則可能是由當事人自願選擇提供的。如有疑問,可向具體的活動負責人瞭解。
  1. 身份認別及聯絡資料:姓名、出生日期或年齡、性別、國籍、地址、電話號碼、傳真號碼、電郵地址、學歷、常用語言、身份證明文件種類、編號及副本、職業、職務、任職或就讀機構、學生證種類、編號及副本、相片等;以及倘有的未成年人、禁治產人或準禁治產人之父母/監護人/保佐人資料。
  2. 活動資料:活動中涉及的聲音及影像(如照片、錄音、錄影)、活動表現、活動評估及?懲等。
  3. 財政資料:當涉及報名費、獎金等金錢支付時,相關人士的銀行帳戶資料等。
  4. 其他資料:其他和活動相關的資料。
 四、資料接收者:
  資料接收者包括:
  1. 根據法律規定須通告的實體。
  2. 應資料當事人同意或要求通告的實體。
  3. 提供保險的相關保險公司。
  五、當事人的權利
  當事人依法享有查閱權及更正權,在行使查閱權時需以書面方式向本機構負責人提出,並可能需繳付合理的費用。

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xxx 機構收集個人資料聲明 (收取會費及會員聯絡)
(樣本)

  xxx(下稱本機構)為一非牟利法人。本聲明為本機構因收取會費及會員聯絡的目的對會員之個人資料的處理聲明。

一、處理目的:
  收取會費及在其章程規定的活動範圍內與會員聯絡。

二、資料當事人類別:
  會員。

三、資料種類:

  因上述目的,本機構可能會收集及處理以下的個人資料。當中,有些資料可能是必須收集的,有些則可能是由當事人自願選擇提供的。如有疑問,可向本機構瞭解。

  1. 身份認別資料:姓名、年齡或出生日期、出生地、性別、使用語言、身份證明文件種類、號碼及副本、供款號碼、會員號碼、地址、電話號碼、傳真號碼、電郵地址、職業、學歷及相片。
  2. 如資料當事人為未成年人或禁治產人,上款所指的身份認別資料包括行使親權者或監護人姓名及聯絡方法。
  3. 家庭情況:婚姻狀況、配偶姓名、由其扶養者的姓名及聯絡方法、由其行使親權或監護之未成年人的姓名。
  4. 其他資料:會費金額、銀行資料、會員或成員類別及會內職務,以及根據本機構章程收集的其他資料。

四、資料接收者
  資料的接收者包括:

  1. 根據法律或章程規定應通告的實體。
  2. 繳納會費的銀行。
  3. 與本機構訂立保險合約的保險機構。

五、當事人的權利
  當事人依法享有查閱權及更正權,在行使查閱權時需以書面方式向本機構負責人提出,並可能需繳付合理的費用。


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