Minuta da Declaração de Dados Pessoais

Declaração do Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais
Esta minuta apenas serve de referência. As entidades devem elaborar a própria Declaração de Recolha de Dados Pessoais de acordo com a situação concreta de tratamento de dados pessoais
 
Declaração de Recolha de Dados Pessoais da Sociedade XXX
(Minuta)

    Os dados pessoais facultados à Sociedade XXX pelos clientes destinam-se apenas ao cumprimento de contrato celebrado entre a Sociedade XXX e os clientes, podendo estes dados ser entregues aos Serviços Públicos e à autoridade judiciária por força de disposição legal. Nos termos da lei, os clientes podem solicitar, à Sociedade, o acesso ou rectificação dos seus dados pessoais.

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(Minuta da Declaração de Recolha de Dados Pessoais para o anúncio de recrutamento)

Recrutamento do pessoal da Entidade XXX
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
Os dados pessoais recolhidos pela entidade destinam-se apenas ao recrutamento.

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Declaração de Recolha de Dados Pessoais da Entidade XXX (Recrutamento)
(Minuta)
1.  Finalidade de recolha de dados pessoais
    Os dados pessoais recolhidos pela entidade, mediante o presente pedido, destinam-se para apreciar se os candidatos estão adequados ao lugar pedido e para o cálculo preliminar de remunerações, bónus e regalias dos candidatos que forem admitidos no recrutamento.
2.  Dados necessários a facultar
    Os dados preenchidos nos campos com “ * ” do pedido são dados essenciais na ponderação da selecção de candidatos, que poderão afectar a eficiência e o resultado do respectivo pedido, caso os candidatos não os facultem.
3.  Prazo de conservação de dados
    Os dados pessoais dos candidatos não adequados serão conservados pela entidade por um período de dois anos, para efeitos de recrutamentos posteriores.
4.  Transferência de dados
    Os pedidos de candidatos poderão ser transferidos pela entidade para as suas próprias dependências ou para as entidades do consórcio, em que se encontram vagas de trabalho durante o período acima referido
5.  Direitos dos candidatos
Os candidatos gozem, em conformidade com a lei, dos direitos de acesso e rectificação. Para o exercício do direito de acesso, têm de apresentar, por escrito, o pedido ao responsável da entidade e pagar uma taxa adequada.

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Declaração de Recolha de Dados Pessoais da Entidade XXX
(Tratamento de Dados de Retribuições, Prestações, Regalias e Gestão Administrativa de Trabalhadores)
(Minuta)

    Esta Declaração, elaborada pela entidade XXX (doravante designada por entidade) é uma declaração do tratamento de dados pessoais de trabalhadores.

1.Finalidade do tratamento
    Os dados pessoais de trabalhadores poderão ser recolhidos e tratados pela entidade com as seguintes finalidades:

  1. Gestão administrativa;
  2. Cálculo e pagamento de retribuições, prestações, abonos e subsídios;
  3. Cálculo e retenção na fonte relativos a descontos na remuneração, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;
  4. Execução de decisão ou sentença judicial, bem como tratamento de pedidos formulados pelos trabalhadores;
  5. Tratamento dos outros assuntos relativos a retribuições, prestações, abonos ou subsídios;
  6. XXXXX1

2.Categorias de dados pessoais a recolher2
    Para as finalidades acima referidas, a entidade poderá recolher e tratar os dados pessoais bem como o original e cópias dos respectivos documentos em que se incluam nas seguintes categorias:

  1. Dados de identificação: XXXXX ;
  2. Situação familiar: XXXXX ;
  3. Dados relativos à actividade profissional: XXXXX ;
  4. Dados relativos a retribuições: XXXXX ;
  5. Outros dados: XXXXX .

3.Prazo de conservação de dados

  1. Para a finalidade de gestão administrativa de trabalhadores, os dados podem ser conservados por um período de um ano após a cessação da relação de trabalho;
  2. Para efeitos de retribuições, prestações e regalias de trabalhadores, os dados podem ser conservados por um período máximo de dez anos após a cessação da relação de trabalho;
  3. O prazo dos respectivos dados poderá ser prolongado, por motivos de acção judicial, até seis meses, após a transferência dos dados às instituições judiciárias ou o trânsito em julgado da sentença;
  4. Para efeitos de pensões, previdência ou do pagamento de prestações complementares posteriores devidas em momento posterior à cessação da relação de trabalho, os dados estritamente necessários à prova da qualidade de trabalhador, tempo de serviço e evolução da remuneração poderão ser conservados até XX anos3 após a inexistência das correspondentes finalidades.

4.Destinatários dos dados
    São destinatários dos dados:

  1. As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;
  2. As instituições financeiras que gerem as contas da entidade destinadas ao pagamento da retribuição dos trabalhadores;
  3. As entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência;
  4. As companhias de seguros com quem é celebrado o contrato de seguro de acidentes de trabalho ou de acidentes pessoais.

5.Direitos de trabalhadores
Os trabalhadores gozem, em conformidade com a lei, dos direitos de informação, acesso e oposição. Para o exercício do direito de acesso, têm de apresentar, por escrito, o pedido ao responsável da entidade e pagar uma taxa adequada.

Obs.:
  1. Os campos de dados podem ser acrescentados caso hajam outras finalidades que correspondem ao conteúdo do mesmo título.
  2. A entidade pode preencher, nos campos das categorias de dados pessoais, elementos necessários de acordo com a sua situação concreta.
  3. A entidade pode preencher um prazo de conservação adequado à própria situação concreta, sendo o prazo proposto por este Gabinete de cinco a dez anos.

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(Minuta)
Declaração de Recolha de Dados Pessoais da Entidade XXX
(Equipamento de Controlo de Assiduidades por Palma)

    Esta declaração, elaborada pela entidade XXX (doravante designada por entidade) é uma declaração da política do tratamento de dados pessoais mediante equipamento de controlo de assiduidades por palma.

1. Finalidade da utilização de equipamento de controlo de assiduidades por palma
    A instalação e utilização de equipamento de controlo de assiduidades por palma têm por finalidade gestão de assiduidades no seio da entidade.
2. Registo e tratamento de dados pessoais
    Para a utilização de equipamento de controlo de assiduidades por palma, é necessário o sistema recolher previamente dados de palma da mão dos empregados, e registar o seu nome, número de trabalhador e categoria. Quando o empregado utiliza o equipamento, o sistema regista a data e horário de entrada e saída de serviço do empregado.
3. Utilização de dados pessoais
    Só o responsável da entidade e funcionários autorizados podem aceder e tratar os dados.
    Os registos de assiduidades serão entregados aos funcionários de processamento administrativo e financeiro para a gestão administrativa, de vencimentos e de benefícios.
    Para efeitos de investigação disciplinar, os respectivos dados serão possivelmente transferidos ao responsável pela investigação disciplinar.
    Para efeitos de investigação sobre crimes, e nos casos em que se deve cumprir o disposto na lei, os respectivos dados serão possivelmente transferidos para instituição judiciária, órgãos de polícia criminal ou outras autoridades com competência.
4. Tempo de conservação de dados
    Depois de demissão de um empregado, cancela eternamente os seus dados de palma.
    Os outros dados do empregado (incluindo nome, número de trabalhador, categoria, datas e horários de assiduidades) são conservados 10 anos depois da sua demissão de um empregado.
    Para efeitos de investigação criminal, e nos casos em que se deve cumprir o disposto na lei, os respectivos dados serão possivelmente conservados até 1 mês após a transferência para as autoridades ou entidades referidas no ponto 3 ou após o trânsito em julgado da sentença, ou conservados por um prazo mais longo a pedido das mesmas autoridades e entidades.
5. Direitos de empregados
    Os empregados gozem, em conformidade com a lei, dos direitos de informação, acesso e oposição. Para o exercício do direito de acesso, têm de apresentar, por escrito, o pedido ao responsável da entidade.

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(Minuta)
Declaração de Recolha de Dados Pessoais da Entidade XXX (Realização das actividades)

    Entidade XXX (doravante designada por esta Entidade) é uma pessoa colectiva sem fins lucrativos. A presente declaração destina-se ao tratamento de dados pessoais dos participantes nas actividades organizadas por esta Entidade.

1. Finalidade do tratamento
    A realização de actividades, registo e arquivo de actividades.
2. Categorias de titulares
    Participantes e pessoas envolvidas nas actividades realizadas por esta Entidade (como organizador, co-organizador, colaborador, etc.)
3. Categorias de dados pessoais
    Para responder às necessidades de organização das actividades, esta Entidade pode recolher e tratar os seguintes dados pessoais. A recolha de algumas categorias de dados é obrigatória, outras facultativa na base da decisão voluntária do titular de dados. Para mais esclarecimento de dúvidas, pode contactar o funcionário responsável da actividade.
  1. Dados de identificação e de contacto: nome, data de nascimento ou idade, sexo, nacionalidade, endereço, número de telefone e fax, endereço electrónico, habilitações literárias, língua usada, tipo, número e cópia de documento de identificação, profissão, funções, entidade onde trabalha ou estuda, tipo, número e cópia de cartão de aluno, fotografia, entre outros; bem como os dados dos pais / tutores / curadores de menor, interdito, e inabilitado.
  2. Dados de actividades: sons e imagens captados em actividades (por exemplo: fotografia, gravação, vídeo), o desempenho, a avaliação, o prémio e a punição, entre outros;
  3. Dados financeiros: os dados de contas bancárias das respectivas pessoas no caso do pagamento financeiro, tais como as taxas de inscrição e os prémios pecuniários, entre outros.
  4. Outros dados: outros dados relacionados com as actividades.
4. Destinatários dos dados
    São destinatários dos dados:
  1. As entidades a quem os dados devem ser comunicados por força de disposição legal.
  2. As entidades a quem os dados devem ser comunicados a pedido ou com o consentimento do titular dos dados.
  3. As respectivas entidades seguradoras que fornecem seguros.
5. Direitos de titulares
    Os titulares gozem, em conformidade com a lei, dos direitos de acesso e de rectificação. Para o exercício dos direitos, têm de apresentar, por escrito, o pedido ao responsável desta Entidade, e pagar uma taxa razoável se aplicável.

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(Minuta)
Declaração de Recolha de Dados Pessoais da Entidade XXX (à Cobrança de Quotizações e aos Contactos dos Associados ou Membros)

    Entidade XXX (doravante designada por esta Entidade) é uma pessoa colectiva sem fins lucrativos. A presente declaração destina-se ao tratamento de dados pessoais relativamente à cobrança de quotizações e aos contactos dos associados ou membros.

1. Finalidade do tratamento
    A cobrança de quotizações e contactos com os associados ou membros no âmbito da actividade prevista nos seus estatutos.
2. Categorias de titulares
   Os associados ou membros.
3. Categorias de dados pessoais
    Para a finalidade acima referida, esta Entidade pode recolhe e tratar os seguintes dados pessoais. A recolha de algumas categorias de dados é obrigatória na realização da actividade, outras facultativa na base da decisão voluntária do titular de dados. Para mais esclarecimento de dúvidas, pode contactar esta Entidade.
  1. Dados de identificação: nome, idade ou data de nascimento, naturalidade, sexo, língua usada, tipo e número de documento de identificação, número de contribuinte e de associado, morada, número de telefone e fax, endereço electrónico, profissão, habilitações literárias e fotografia;
  2. Caso o titular dos dados seja menor ou interdito, os dados de identificação indicados no número anterior abrangem o nome das pessoas sobre o qual exercem o poder paternal ou do tutor e as formas de contacto;
  3. Situação familiar: estado civil, nome do cônjuge, nome das pessoas a cargo e formas de contacto, nome de menores sobre os quais exerce o poder paternal ou a tutela;
  4. Outros dados: valor da quota, informações bancárias, categoria e cargo exercido do associado ou membro.
4. Destinatários dos dados
    São destinatários dos dados:
  1. As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou estatutária.
  2. As instituições bancárias para efeitos de pagamento das respectivas quotas.
  3. As companhias de seguros com quem é celebrado o contrato de seguro.
5. Direitos de titulares
    Os titulares gozem, em conformidade com a lei, dos direitos de acesso e de rectificação. Para o exercício dos direitos, têm de apresentar, por escrito, o pedido ao responsável desta Entidade, e pagar uma taxa razoável se aplicável.

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