调查个案摘要

編號: 0103/2015/IP

標題: 公布的咨询结果文本内载有意见发表者的个人资料

立案原因: 主动介入

個案簡介:

    本办公室获悉A政府部门公布的咨询结果意见汇编中登载了个别市民的个人资料,遂主动立案跟进。调查发现,上述汇编内会刊登提交书面意见的市民之姓名,其中一名市民更被登载了完整的地址和电话号码;另外,一名市民的电邮和身份证号码虽有以黑色方格遮蔽,但因色差问题导致有关资料能被查看。
  此外,本办公室发现A部门在另一份意见汇编内同样刊登了意见发表者的完整姓名,于其中一页内刊登了一名意见发表者的完整地址,但有以“马赛克”遮蔽其电话号码;另一名意见发表者的身份证号码和地址则以“x”取代。

分析:

    根据《个人资料保护法》第4条第1款(一)项的规定,“个人资料是指与某个身份已确定或身份可确定的自然人(‘资料当事人’)有关的任何资讯,包括声音和影像,不管其性质如何以及是否拥有载体”。A部门汇集所有意见并透过互联网及书刊公布意见汇编,当中至少载有意见发表者的姓名,属个人资料,根据《个人资料保护法》第3条第1款的规定,需受该法律规范。
  经了解,A部门的咨询活动并非强制以记名方式进行,而是开放让市民自由决定填写内容。倘市民自愿填写其个人资料,A部门基于接收意见并编制汇编之目的而处理个人资料,具有资料当事人的同意的正当性条件,符合《个人资料保护法》第6条的规定。然而,A部门尚需符合同一法律第5条所规定的各项原则,尤其第1款(三)项的适度原则。
  事实上,A部门提供予市民填写的意见收集表内,并无任何收集个人资料之栏目,反映出是市民在发表意见时主动提供其个人资料,而A部门公开意见发表者的姓名,是为更真实地呈现活动成果,避免外界质疑造假,而非为故意批评或侵害提供意见者的权益。另一方面,在刊登意见的同时保留发表意见者的姓名,也可显示尊重之意,加上不能排除所提供的姓名实际上是化名,或是同名同姓之人,因此,如公开的资料种类仅限于姓名而不包含其他资讯,则公开意见发表者姓名的做法可被接受。
  除姓名外,文本内尚有个别市民的完整地址、电话号码、电邮及身份证号码无被遮蔽或遮蔽效果不佳。虽然意见发表者位处的地点或住址在特定情况下对咨询结果具重要性,但只需意见发表者所居住的街道或大厦名称,就可令公众得悉其身处位置,实无理据详细至公开居住楼层及座号,至于电话号码,更没有任何公开的需要及理由。事实上,从另一份意见汇编内,A部门亦曾对上述资料作出遮蔽,印证其非刻意披露。
  至于意见发表者的电邮及身份证号码,A部门表态是有必要遮蔽,只是遮蔽效果有偏差而导致被遮蔽之内容仍能被查看,A部门就此解释是交由顾问团队(外判公司)负责制作。根据《个人资料保护法》第15条第2款和第3款的规定,A部门仍需负上监管责任,却无发现有遗漏遮蔽地址和电话,以及遮蔽电邮和身份证号码之效果不佳,存在疏忽大意。这种过份依赖外判公司,而未有切实履行自身监管义务的态度,正是造成今次事件的主因。
  虽然A部门称已制定内部资料及机密文件处理工作指引,惟上述指引并非直接规范有关汇编之个人资料处理,尤其没有厘清汇编内应予以公开或遮蔽的资料种类,致令属下人员和外判公司无章可循。基于此,A部门违反了《个人资料保护法》第15条。
  本案源于A部门的疏忽,令个别意见发表者的地址、电话号码、电邮及身份证号码被公开,而公开该等资料非为达至真实呈现咨询结果之目的所必需。再者,考虑到汇编会公开让任何人索取或网上浏览,除有可能被不法之徒利用外,也无法控制他人转发或散播。本办公室认为,A部门亦同样违反《个人资料保护法》第5条第1款(三)项所指的适度原则。

處理結果:

    经分析,A部门违反了《个人资料保护法》第5条第1款(三)项和第15条的规定,前者根据同一法律第33条第1款和第35条第1款的规定构成行政违法,考虑到A部门是监管不足而非故意实施违法行为,过程中亦积极配合调查及采取补救措施等因素,故决定向其科处澳门币10,000元的罚款。

註:
参考《个人资料保护法》第3, 4,5,6,15,33,35条。