调查个案摘要

編號: 0031/2016/IP

標題: 大厦实行访客登记措施

立案原因: 投诉

個案簡介:

    投诉人反映某大厦的管理员登记访客的姓名、电话号码和身份证编号,但登记表摊开放在桌上,可被他人看到当中已填上的访客个人资料,希望本办公室跟进。

分析:

    经查,A公司负责有关大厦的物业管理工作。A公司表示实行访客登记措施已得到大厦管理委员会的同意,管理员使用登记表记录访客的姓名、所持证件类别和号码、来访事由、进出的日期和时间。根据《个人资料保护法》第4条第1款(一)项及第3条第1款的规定,有关访客个人资料的处理受《个人资料保护法》规范。
  A公司有责任做好大厦管理工作,基于保安目的而登记访客的个人资料,以保障住户的人身和财产安全,所保障的属正当利益,在此情况下,访客之权益、自由和保障并不优先,因此有关措施符合《个人资料保护法》第6条(五)项规定的正当性条件。
  A公司在大厦范围内实行访客登记措施之目的合法、特定及正当,登记的数据种类亦与识别访客身份之目的相符,不过,据数据显示,如果访客拒绝登记,管理员询问后亦有机会放行,而且登记表上有些栏目不填也可,有见及此,本办公室已去函A公司,指其必须根据《个人资料保护法》第5条第1款(三)项规定的适合及适当原则,确保将个人资料的收集和处理减至最低程度,取消登记表上不必要的数据域目,另一方面,登记表内也要注明相关数据是属任意性抑或强制性填写。
  至于投诉人指访客登记表并没有任何遮盖一事,A公司没有采取足够的安全措施,本办公室已着令其根据《个人资料保护法》第15条的规定作出改善,责成管理员在访客登记时遮蔽他人已填写的数据,并将登记表收好,以确保数据的安全性和机密性。

處理結果:

    本办公室已要求A公司采取改善措施,并将处理结果回复投诉人,个案归档。

註:
参考《个人资料保护法》第3,4,5,6,15条。