個人資料保護辦公室

Gabinete para a Protecção de Dados Pessoais

Office for Personal Data Protection

收集个人资料声明(样本)
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个人资料保护办公室声明

样本仅作参考之用。各机构应根据本身对个人资料的具体处理情况制定其《收集个人资料声明》。
 
XXX公司收集个人资料声明
(样本)

  客户向XXX公司提供的个人资料只会用作履行XXX公司和客户之间的合约,并可能会根据法律规定交给政府部门及司法当局。根据法律规定,客户可向本公司要求查阅及更正其个人资料。

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(招聘广告的收集个人资料声明样本)

XXX机构招聘职员
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
所收集的个人资料只作本机构招聘用途

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xxx 机构收集个人资料声明 (招聘)
(样本)
1.  收集资料的目的
  本机构透过本申请表所收集的个人资料,用作评估应征者是否适合担任所申请的职位,以及在应征者获聘用时,用作计算初步的薪酬、花红及福利。

2.  需提供的资料
  申请表中有 * 号的项目是挑选合适应征者所考虑的重要资料。应征者如不提供有关资料,可影响申请的处理效率及结果。

3.  资料的保存期限
  机构会保留暂未合适者的个人资料两年以作日后招聘之用。

4.  资料的转交
  如机构的附属或联营机构在此期间出现职位空缺,机构或会将应征者的申请转交。

5.  应征者权利
  应征者依法享有查阅权及更正权,在行使查阅权时需以书面方式向本机构负责人提出,并需缴付合理的费用。

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xxx机构收集个人资料声明
工作人员的报酬、给付、福利及行政管理资料的处理
(样本)

  本声明为xxx(下称机构)就机构对工作人员相关个人资料的处理声明。

一、处理的目的
  机构会因下列目的收集及处理工作人员的个人资料:

  1. 行政管理
  2. 各种报酬、给付、补助及津贴的计算及支付;
  3. 根据法律规定,对薪酬的强制性或非强制性扣除的计算及就源扣缴;
  4. 执行司法决定或判决,及处理工作人员提出的申请;
  5. 其他与报酬、给付、补助或津贴相关事项的处理;
  6. XXXXX1

二、收集的个人资料种类2
  为以上目的,机构会收集和处理以下种类的个人资料及其相关文件之正副本:

  1. 身份认别资料:XXXXX;
  2. 家庭情况:XXXXX;
  3. 职业活动资料:XXXXX;
  4. 与报酬相关的资料:XXXXX;
  5. 其他资料:XXXXX。

三、资料的保存期限

  1. 为工作人员的行政管理的目的,资料的保存期间为工作关系结束后一年;
  2. 为工作人员的报酬、给付及福利的目的,资料的最长保存期间为工作关系结束后十年;
  3. 如因司法诉讼的需要,相关资料保存期间可延长至转交司法机构或转为确定性判决后六个月;
  4. 为退休金、公积金或在工作关系终止后向雇员支付补充给付之目的,作为确认工作人员的身份、工作时间及薪酬变动所必须的资料,将保存至相关目的不再存在后XX年。3

四、资料的接收者
  资料的接收者包括:

  1. 根据法律规定或应资料当事人要求须通告的实体;
  2. 机构支付工作人员薪酬帐户的金融机构;
  3. 管理退休金或公积金的实体;
  4. 提供工作意外或人身意外保险的相关保险公司。

五、工作人员的权利
  工作人员依法享有资讯权、查阅权及反对权,在行使查阅权时需以书面方式向机构负责人提出,并需缴付合理的费用。

注:
  1. 如有其他目的,以及该等目的和声明的标题内容一致,可加上。
  2. 机构可根据本身的实际情况在各类个人资料中写上相关的项目描述。
  3. 机构可根据本身的实际情况写上保存期,本办公室建议可以为5-10年。

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xxx机构收集个人资料声明(掌形考勤系统)
(样本)

  本声明为xxx机构(下称机构)就机构内掌形考勤系统的个人资料处理政策声明。

一、使用掌形考勤系统的目的
  机构基于考勤的需要,在机构内安装及使用掌形考勤系统设备,目的是进行考勤管理。

二、记录及处理的个人资料
  使用掌形考勤系统时,机构需以该系统事先收集员工的指纹资料,以及记录其姓名、员工编号及职级。员工使用该系统时,系统会记录对应的进出日期、时间。

三、个人资料的使用
  只有机构负责人及其授权的职员才可以查看及处理相关资料。
  有关考勤记录会交处理行政及财政的职员用作行政、薪酬、福利的管理。
  在进行违反纪律调查时,有关资料可能会转交负责纪律调查的人员。
  在进行违法犯罪调查,以及必须遵守法律规定的情况下,有关资料可能会转交司法机关、刑事警察机关或其他有权限机关。

四、资料的保存期限
  掌形资料在有关雇员离职时永久删除。
  其他资料(包括雇员的姓名、员工编号、职级以及考勤日期和时间)自雇员离职后保存十年。
  在进行违法犯罪调查,以及必须遵守法律规定的情况下,有关资料可能会保存至转交第三点所指机关后或有确定判决后的一个月,或应该等机关的要求保存更长的时间。

五、员工权利
  员工依法享有资讯权、查阅权及反对权,在行使查阅权时需以书面方式向机构负责人提出。


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xxx 机构收集个人资料声明 (举办活动)
(样本)

  xxx(下称本机构)为一非牟利法人。本声明为本机构因举办活动的目的对相关人士之个人资料的处理声明。

一、处理目的:
  举办活动;作活动纪录及历史纪录。

二、资料当事人类别:
  本机构举办(包括主办、合办及协办等)的活动的参与者及相关人士。

三、资料种类:

  因举办活动的需要,本机构可能会收集及处理以下的个人资料。当中,有些资料可能是活动中必须收集的,有些则可能是由当事人自愿选择提供的。如有疑问,可向具体的活动负责人了解。
  1. 身份认别及联络资料:姓名、出生日期或年龄、性别、国籍、地址、电话号码、传真号码、电邮地址、学历、常用语言、身份证明文件种类、编号及副本、职业、职务、任职或就读机构、学生证种类、编号及副本、相片等;以及倘有的未成年人、禁治产人或准禁治产人之父母/监护人/保佐人资料。
  2. 活动资料:活动中涉及的声音及影像(如照片、录音、录影)、活动表现、活动评估及?惩等。
  3. 财政资料:当涉及报名费、?金等金钱支付时,相关人士的银行帐户资料等。
  4. 其他资料:其他和活动相关的资料。
 

四、资料接收者:
  资料接收者包括:

  1. 根据法律规定须通告的实体。
  2. 应资料当事人同意或要求通告的实体。
  3. 提供保险的相关保险公司。
 
 

五、当事人的权利
  当事人依法享有查阅权及更正权,在行使查阅权时需以书面方式向本机构负责人提出,并可能需缴付合理的费用。


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xxx 机构收集个人资料声明 (收取会费及会员联络)
(样本)

  xxx(下称本机构)为一非牟利法人。本声明为本机构因收取会费及会员联络的目的对会员之个人资料的处理声明。

一、处理目的:
  收取会费及在其章程规定的活动范围内与会员联络。

二、资料当事人类别:
  会员。

三、资料种类:

  因上述目的,本机构可能会收集及处理以下的个人资料。当中,有些资料可能是必须收集的,有些则可能是由当事人自愿选择提供的。如有疑问,可向本机构了解。

  1. 身份认别资料:姓名、年龄或出生日期、出生地、性别、使用语言、身份证明文件种类、号码及副本、供款号码、会员号码、地址、电话号码、传真号码、电邮地址、职业、学历及相片。
  2. 如资料当事人为未成年人或禁治产人,上款所指的身份认别资料包括行使亲权者或监护人姓名及联络方法。
  3. 家庭情况:婚姻状况、配偶姓名、由其扶养者的姓名及联络方法、由其行使亲权或监护之未成年人的姓名。
  4. 其他资料:会费金额、银行资料、会员或成员类别及会内职务,以及根据本机构章程收集的其他资料。

四、资料接收者
  资料的接收者包括:

  1. 根据法律或章程规定应通告的实体。
  2. 缴纳会费的银行。
  3. 与本机构订立保险合约的保险机构。

五、当事人的权利
  当事人依法享有查阅权及更正权,在行使查阅权时需以书面方式向本机构负责人提出,并可能需缴付合理的费用。


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